Ralf Kneuper

Die Leitung der Fachgruppe "Vorgehensmodelle für die betriebliche Anwendungsentwicklung" ist eine dauerhafte Rolle, unabhängig vom einzelnen Workshop. Ihre Aufgabe in Bezug auf den Workshop sind:

• die Initiierung der Organisation, insbesondere die Benennung der Sprecher von Programm- und Organisationskomitee,
• die Information dieser Sprecher über das hier vorgelegte Vorgehensmodell
• sowie die laufende Überwachung der Organisation des Workshops.

Darüber hinaus arbeiten üblicherweise die Mitglieder der Fachgruppenleitung auch im Programmkomitee mit. In Bezug auf das hier vorliegende Vorgehensmodell ist es Aufgabe der Fachgruppenleitung, das Modell zu warten und zu verbessern sowie seine Umsetzung zu überwachen.

Der Leiter des Programmkomitees wird von der Fachgruppenleitung benannt. Die Aufgabe des Leiters des Programmkomitees ist es, das Programm für den Workshop zusammen zu stellen.

Der Leiter des Programmkomitees benennt, in Absprache mit der Fachgruppenleitung, die weiteren Mitglieder des Programmkomitees. Das Programmkomitee unterstützt den Leiter des Programmkomitees bei der Zusammenstellung des Programms für den Workshop. Hauptaufgabe dabei ist die Beurteilung der eingereichten Beiträge.

Der Leiter des Organisationskomitees wird ebenfalls von der Fachgruppenleitung benannt. Er arbeitet eng mit dem Leiter des Programmkomitees zusammen, oft werden sogar beide Rollen in Personalunion von einer Person gefüllt. Aufgabe des Leiters des Organisationskomitees ist die organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Workshops. Insbesondere gehört dazu die Bereitstellung eines Tagungsortes und der notwendigen örtlichen Infrastruktur. Bei Bedarf benennt der Leiter zusätzliche Mitglieder des Organisationskomitees, die ihn bei seiner Arbeit unterstützen.

Die einzelnen Teilaktivitäten werden im Folgenden den einzelnen Rollen zugeordnet (Fachgruppenleitung FGL, Leiter Programmkomitee LPK, Programmkomitee PK, Leiter Organisationskomitee LOK), wobei für jede Teilaktivität die Verantwortlichkeit der Rollen definiert ist (V verantwortlich, M Mitarbeit, I Information).

Die Initiierung eines Workshops beginnt üblicherweise im Rahmen des vorigen Workshops, ca. ein Jahr vorher, und sollte spätestens 8 bis 9 Monate vor dem Workshop abgeschlossen sein.

Diese Aktivität beginnt etwa 7 bis 8 Monate vor dem Workshop und sollte spätestens 6 Monate vorher abgeschlossen sein.

zu 2.: Hier ein Beispiel für eine Sponsoreninfo vom Workshop 2004.
zu 5.: Voraussetzung für die Anmeldung des Workshops bei der GI ist ein Wirtschaftsplan (Teilaktivität 1). Von der Anmeldung bis zur Genehmigung ist mit mindestens zwei bis vier Wochen zu rechnen.
zu 6.: Die Anmeldung bei der GI geschieht über den FGL beim zuständigen Fachbereich 5 der GI.
zu 7.: Gemäß den Vorgaben der GI darf der "Aufruf ..." erst veröffentlicht werden, wenn die Genehmigung der GI vorliegt (siehe Teilaktivität 5). Der Aufruf sollte etwa sechs Monate vor dem Workshop veröffentlicht werden, um den Autoren genug Zeit zu geben. Der Aufruf sollte u.a. an folgende Mailinglisten/ Adressen gesandt werden:

Zusätzlich kommen folgende Medien für eine Veröffentlichung des Aufrufs in Frage:

Bei allen diesen Zeitschriften ist der Redaktionsschluss zu beachten, damit der Aufruf rechtzeitig erscheint.

zu 2.: Abhängig von den Fristen des Verlags für die Ablieferung der Druckvorlagen des Tagungsbandes müssen die Beiträge spätestens ca. 3 Monate vorher eingehen. Typischerweise gehen die meisten Beiträge erst zum Abgabeschluss oder kurz danach ein.
zu 3.: Für die Beurteilung der Beiträge sind mindestens 2-3 Wochen einzuplanen. Dabei sollten die Bewertungen der Einreicher aus den früheren Workshops berücksichtigt werden (d.h. Vortragende, die wiederholt gut bewertet wurden, erhalten den Vorzug vor Vortragenden, die wiederholt schlecht bewertet wurden).
zu 4., 5.: Für diese beiden Teilaktivitäten ist etwa eine Woche einzuplanen.
zu 5.: Hierzu gehört auch die Information darüber, wie lange die Vorträge dauern sollen (Diskussionszeiten nicht vergessen).
zu 7.: Im Rahmen des Workshops findet üblicherweise ein Treffen der FG statt, zu dem die FGL spätestens 6 Wochen vorher einlädt (siehe FG-Ordnung).
zu 8.: Da die Nacharbeit für Organisatoren und GI bei amateurhaftem Rechnungswesen groß ist, empfiehlt sich die Einbeziehung der GI-Geschäftsstelle, die bei kleinen bis mittleren Tagungen Services leisten kann. Dabei wird aus organisatorischen und finanziellen Gründen auf technische Experimente verzichtet (online-Anmeldung u.ä.), es sei denn, man kann ein bewährtes System mit benutzen.

Professionelles Rechnungswesen (gesetzlich vorgeschrieben!) bedeutet:

• rechtsgültige Anmeldung mit Original-Unterschrift
• Transparenz des Kontos, insbesondere klare Belege für alle Zahlungen (Einnahmen und Ausgaben)
• möglichst keine Forderungsverluste

Deshalb folgende Empfehlungen:

• Anmeldung nur mit rechtsverbindlicher Originalunterschrift (Post oder Fax). In Einzelfällen treten gleichwertige Ersatzlösungen auf, z.B. Bestellungen großer Firmen aus einem ERP-System.
• Anmeldung = Zahlung, d.h. Zahlung nur mit Kreditkarte oder Verrechnungsscheck. Einzug macht die GI.
• Rücktrittsbedingungen festlegen (Muster DIA der GI: bis T-2 Wochen EUR 50,- Bearbeitungsgebühr, danach keine Rückzahlung. Ersatzperson kann gestellt werden.)
• Zahlungsverkehr macht die GI-Geschäftsstelle, es ist kein separates Konto erforderlich. Rechnungen sind an die GI zu adressieren.

zu 9.: Der Aufruf zur Teilnahme sollte spätestens zwei Monate vor dem Workshop verteilt werden. Ggf. kann er etwa einen Monat vor dem Workshop wiederholt werden, wenn auch weitere Details zum Programm etc. bekannt sind. Der Aufruf sollte an die gleichen Medien verteilt werden wie der Aufruf zur Einreichung von Beiträgen.

Zusätzlich sollte der Workshop für den Veranstaltungskalender der GI angemeldet werden. (Die Anmeldung und Genehmigung des Workshops selbst reicht dafür nicht aus.) Dazu ist ein Eingabeformular auszufüllen.

Diese Aktivität beginnt etwa mit der Verteilung des Aufrufs zur Teilnahme (Ausnahme: Teilaktivität 1 beginnt schon früher) und muss zum Workshop selbst beendet sein.

zu 3.: Bei der Vorbereitung der Quittungen ist besondere Sorgfalt notwendig, damit später nachvollziehbar ist, wie viel Geld eingenommen wurde und was quittiert wurde. Die Beträge auf den Quittungen müssen mit den Beträgen auf der Teilnehmerliste übereinstimmen.
zu 4.: Namensschilder sollte auch die Organisation/Firma des Teilnehmers enthalten und am Ende des Workshops wieder eingesammelt werden, damit sie im nächsten Jahr wiederverwendet werden können.
zu 5.: Aus der Arbeit der FG und des Fachausschusses "Management der Anwendungsentwicklung und -wartung" sind mehrere Bücher und Tagungsbände entstanden, die auf dem Workshop präsentiert bzw. verkauft werden sollten.
zu 7.: Diese Informationen werden für den Rechenschaftsbericht des FGL bei der FG-Sitzung benötigt.
zu 8.: Im Rahmen des Workshops sollten in den Pausen "Werbespots" für die GI, für die FG, für die Bücher der FG (vgl. Teilaktivität 6.) sowie für geplante Veranstaltungen präsentiert werden.
Beispiel Werbepausen

zu 12.: Das vermeidet die Umbaupausen und technische Probleme, wenn Laptop des Vortragenden und Beamer nicht miteinander kommunizieren.

zu 14.: Das Tagungsbüro sollte zumindest in den ersten Stunden immer besetzt sein. Kurz vor Beginn ist mit deutlichem Ansturm zu rechnen, so dass das Tagungsbüro mit mehreren Leuten besetzt sein sollte. Am besten kann das mit Hilfe von Werkstudenten erreicht werden.

zu 1.: Üblicherweise zusammen mit Teilaktivität 2.1.3.5

• Alles in Ordnung, Aufnahme in Tagungsband
• Kleinere Formatierungsprobleme, Korrektur durch LPK
• Rückgabe an Autoren zur Überarbeitung
• Ablehnung (falls Rückgabe an Autor und Überarbeitung nicht mehr rechtzeitig machbar sind)

zu 3.: Werbung für frühere Tagungsbände aufnehmen

zu 4.: Entsprechende Zeitpuffer einplanen für die Korrektur des Tagungsbandes nach dem Review

zu 1.: Da es hier um größere Geldsummen geht, muss unbedingt auf eine korrekte Erfassung der kassierten und quittierten Beiträge geachtet werden. Für diese Teilaktivität sind LPK und LOK gemeinsam verantwortlich: Der LPK hat die Verantwortung gegenüber der GI für eine korrekte Abwicklung des Workshops übernommen, der LOK ist im Rahmen seiner Verantwortung für die lokale Organisation auch für die korrekte Abrechnung verantwortlich.

Vorlage Quittungen

 zu 2.: Die Teilnehmerunterlagen umfassen typischerweise

• den Tagungsband,
• Rückmeldebogen zu den Beiträgen,
• Schreibmaterial (falls von Sponsor bereit gestellt)
• Tasche (falls von Sponsor bereitgestellt)
• Namensschild (Vorlage)
• Tagungsprogramm.

zu 4.: Dies umfasst u.a. (Ersatz-) Beamer und -laptop, Zeitschilder, Stempel für Quittungen etc., Quittungsblock, Kasse mit Wechselgeld, Medienkoffer mit Schere, Kleber, Werkzeug (Zange und Schraubendreher), Mehrfachsteckdosen, Beamer-Anschlusskabel

zu 4.: Im Rahmen dieser Sitzung sollte auch der nächste Workshop initiiert werden, d.h. diese Teilaktivität ist der Einstieg in den nächsten Zyklus.

zu 2.: Aufgabe der Sitzungsleiter ist es,

• die Vortragenden vorzustellen
• auf die Einhaltung der Zeitvorgaben zu achten
• die Diskussion am Schluss eines Vortrages zu leiten

zu 5.: Ein Teilnehmer des Workshops sollte gebeten werden, einen kurzen Bericht über den Workshop zu erstellen, siehe Teilaktivität 2.3.1 Nr. 3.

zu 6.: Wenn es mehrere Vorschläge für den Tagungsort im nächsten Jahr gibt, dann sollte ein Meinungsbild der Terilnehmer erfragt werden. Da es bei einer solchen Abfrage eine natürliche Tendenz dazu gibt, wieder den gleichen oder einen nahegelegenen Ort auszuwählen, sollte das Ergebnis als Empfehlung, aber nicht als verbindlicher Beschluss betrachtet werden. Die endgültige Entscheidung wird dann von der FGL getroffen.

zu 3.: Der Tagungsbericht wird an die in Kap. 2.1.2 genannten Medien zur Veröffentlichung verteilt. Verantwortlich für die Erstellung und Verteilung des Berichtes ist der in Teilaktivität 2.2.3 Nr. 5 benannte Teilnehmer. Der Leiter des Programmkomitees stellt nur sicher, dass das auch passiert.

zu 2.: Die besten Beiträge sollten auch beim nächsten Workshop und im Tagungsbericht entsprechend gewürdigt werden.

Der Wirtschaftsplan wird gemäß der Vorlage der GI erstellt. Diese ist Teil der Anmeldeunterlagen (vgl. Kap. 3.2) und muss bei der GI-Geschäftsstelle angefordert werden. Aus steuerlichen Gründen (Gemeinnützigkeit) ist dabei unbedingt darauf zu achten, dass die Kosten für Übernachtung, Verpflegung und gesellschaftliche Veranstaltungen nicht über die Teilnehmerbeiträge abgedeckt werden. Alternativen sind Sponsoring oder getrennte Abrechnung, am besten direkt zwischen Hotel/Tagungsstätte und Teilnehmer.

Die Anmeldung geschieht mit dem Formular der GI, das bei der GI-Geschäftsstelle angefordert werden muss. Die Anmeldung wird dann vom Sprecher der Fachgruppe an den Sprecher des zuständigen Fachbereiches 5 "Wirtschaftsinformatik" gesandt. Üblicherweise liegt die finanzielle Verantwortung für den Workshop bei der FG und damit bei der GI, evtl. gemeinsam mit einem lokalen Veranstalter. Der Workshop wird daher als "a1)", "a2)" bzw. "b)" klassifiziert.

GI-Merkblatt für Tagungen

Inhalte des Aufrufs zur Einreichung von Beiträgen ("Call for Papers" CfP) sind:

• Termin, Ort
• Inhaltliche Ausrichtung des Workshops
• Beiträge - welche Beiträge sind erwünscht (Forschungsbeiträge, Erfahrungsberichte; Länge und Format der Beiträge; Adresse für Einsendungen)
• Termine (Einreichung; Benachrichtigung über Annahme; Abgabe der druckfertigen Beiträge; Workshop)
• Teilnahme (Anmeldung, Teilnahmegebühren, Zahlungsart, Tagungsband)
• Programmkomitee
• Hinweis auf Web-Seite Sinnvollerweise wird dabei der Aufruf vom letzten Workshop als Vorlage genommen, um ein einheitliches Layout zu erreichen.

Da es sich um einen Workshop handelt, sollte genügend Zeit für die Diskussion der Beiträge sowie informelle Pausengespräche der Teilnehmer eingeplant werden.

Inhalte des Aufrufs zur Teilnahme ("Call for Participation") sind: 

• Termin (inkl. Uhrzeit Beginn/Ende des Workshops), Ort
• Inhaltliche Ausrichtung des Workshops
• Programm / geplante Vorträge (vgl. Kap. 3.4)
• Programmkomitee
• Teilnahme (Anmeldung, Teilnahmegebühren, Zahlungsart, Tagungsband)
• Hotel / Zimmerreservierung
• Hinweis auf Web-Seite Sinnvollerweise wird dabei der Aufruf zur Einreichung von Vorträgen als Vorlage genommen, um ein einheitliches Layout zu erreichen.

Die Teilnehmerliste enthält für jeden Teilnehmer folgende Informationen:

• Name
• Adresse (Post und Email)
• Teilnehmergruppe (bei unterschiedlichen Teilnehmergebühren)
• gezahlter Teilnehmerbeitrag

Vorlage Teilnehmerliste

Das Bewertungsformular wird den Teilnehmer ausgeteilt, damit diese ihre Bewertung der einzelnen Vorträge sowie des gesamten Workshops abgeben können. Dabei kann Inhalt und Präsentation jedes Beitrags auf einer Skala von "sehr gut" (1) bis "sehr schlecht" (5) bewertet werden. Die abgegebenen Formulare werden dann statistisch ausgewertet, um den Organisatoren sowie den Vortragenden eine Rückmeldung zu geben.

Beispiel Bewertungsformular

Vorlage Auswertungsblatt

Der Tagungsbericht wird nach der Tagung an verschiedene Medien versandt. Inhalte sind:

• Thema, Ort, Zeit, Organisatoren des Workshops
• Zusammenfassung der wichtigsten Vorträge und Diskussionen
• Ergebnisse der Rückmeldungen der Teilnehmer, insbesondere die besten Vorträge · Hinweis auf weitere Informationen
• Tagungsband (detailliert, mit Bestell-Informationen bzw. ISBN)
• Web-Seite
• ggf. Ergebnisse der Fachgruppensitzung (z.B. Wahl einer neuen FG-Leitung)
• Hinweis auf den nächsten Workshop.

1. Beispiel Tagungsbericht
2. Beispiel Tagungsbericht
3. Beispiel Tagungsbericht

Nach der Auswertung berichtet die FGL darüber. Dazu gehören:

• Auswertung der Rückmeldebögen inkl. Bericht über die besten Beiträge

• Zusammenfassung der Verbesserungsvorschläge (aus Rückmeldebögen und eigene Erfahrungen)
• Auswertung der Teilnehmer nach den verschiedenen Gruppen (FG-Mitglieder, etc.)

Beispiel

Letzter Stand: 27. März 2006